DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA ESAS VE USULLERİ YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK, TANIMLAR VE TEMEL İLKELER:
AMAÇ:
MADDE–1 – Bu Yönetmeliğin amacı; Yozgat Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usül ve esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM:
MADDE–2– Bu Yönetmelik, Yozgat Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görevleri ile müdür, Şef ve Memurların görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.
HUKUKİ DAYANAK:
MADDE-3- Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Sözleşme Kanunu, Taşınır Mal Yönetmeliği, 4857 sayılı İş Kanunu, 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu, ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunlarına tabidir.
TANIMLAR:
MADDE–4 – Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
Başkan : Yozgat Belediye Başkanı’nı,
Belediye : Yozgat Belediye Başkanlığı’nı,
Müdür : Destek Hizmetleri Müdürü’nü,
Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü
Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü, ifade eder.
TEMEL İLKELER:
MADDE–5 – Yozgat Belediye Başkanlığı Destek
Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ili ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine
sürdürülebilirlik
temel ilkeleri esas alır.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Personel, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Kuruluş
MADDE–6 – (1) Yozgat Belediyesi Destek Hizmetleri
Müdürlüğü, 22/04/2006 tarihli 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
Bakanlar Kurulu’nun ‘Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare
Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar hakkında
2006/9809 sayılı Kararı gereğince, Yozgat Belediye Meclisi’nin
03.05.2007 tarih ve 63 numaralı kararıyla kurulmuştur.
(2 ) Yozgat Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü; İhale
servisi, Satın Alma servisi ve Ayniyat saymanlığı alt birimlerinden
oluşur.
(3) Birim Bütçe Taslağı, Stratejik Plan ve Performans programını zamanında hazırlamak
(4) Gerçekleştirme görevlilerini atamak.
Personel
MADDE–7 – Yozgat Belediye Başkanlığı Destek
Hizmetleri Müdürlüğü’nde bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro
mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.
Görev Yetki ve Sorumluluklar
MADDE–8 – T.C. Yozgat Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Belediye merkezinin ve dış birimleri bünyesinde verimli ve sağlıklı bir çalışma ortamının oluşturulmasına yönelik genel hizmetlerin yürütülmesini sağlamaktan, kurum personelinin temel ihtiyaçları ile sosyal ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik olarak alınması gerekli tedbirleri belirlemekten ve amirinin onayına sunmaktan, birimler arasındaki dahili ve diğer kuruluşlarla olan harici haberleşmenin etkinlikle yürütülebilmesi için gerekli haberleşme organizasyonunu gerçekleştirmekten ve devamını sağlamaktan, kurumun onarım ve dekorasyon işlerinin planlanan şekilde yürütülmesini takip edebilmek için sorumlularla koordineli olarak çalışmaktan, biriminin sunduğu hizmetlerle ilgili ihale işlemlerini, hak edişleri ve ödemelerini takip etmekten, Belediye merkez binası içerisinde sunulan çay, kahve vb. hizmetleri temizlik ve hijyen açısından kontrol etmekten, ayniyat saymanı aracılığı ile Belediye'ye mevcut imalat ve üretimlerini kullanmaya, sarf ve tüketime mahsus bütün eşya ve levazım ile her nevi demirbaş eşyanın girip çeşitli sebeplerle çıkmasını ve depo kayıtlarının eksiksiz tutulmasının takip edilmesini sağlamaktan, onaylanan iş planı uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında temini ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını kontrol etmekten, Belediyeye yapılacak olan ivazlı ve ivazsız ayni bağışlarla ilgili gerekli işlemleri takip etmekten;
Yozgat Belediyesi'nin satın alma politikalarına
uygun olarak, satın almalardaki ekonomikliğin yönetilmesinden, satın
almalardaki fiili denetimi sağlamaktan, Yozgat Belediyesi’ne bağlı
birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları
malzemelerin yurtiçi ve yurt dışı satın alma yolu ile karşılanmasının
gerektirdiği faaliyetleri yürütmekten, gerekli satın alma
faaliyetlerini, piyasa koşulları ve fiyat dalgalanmalarını incelemek
suretiyle en müsait şartlarda yaparak, ihtiyaç yerlerine zamanında
istenen miktar ve kalitede ulaştırmadan, satın almalarda fiili denetimi
sağlamaktan, müdürlüğüne intikal eden malzeme taleplerini karşılamak
üzere gerekli faaliyetleri planlamaktan, uygulayıp kontrol ve koordine
etmekten, etkin, verimli ve kaliteli hizmet verme, çağın gerektirdiği
teknolojik yeniliklere açık olma anlayışına paralel olarak çalışmalarını
yürütmekten, satın alınacak malzemelerin standartlarını belirlemek için
ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmaktan sorumludur.
İhale ve Satın Alma Servisi:
MADDE -9 -
a) İhale ve Satın alma servisine intikal eden taleplerini, karşılamak üzere gerekli faaliyetleri planlamak, uygulayıp kontrol ve koordine etmek, etkin, verimli ve kaliteli hizmet vermek, çağın gerektirdiği teknolojik yeniliklere açık olma, anlayışına paralel olarak çalışmalarını yürütmek, satın alınacak malzemelerin standartlarını belirlemek için ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmakla görevlidir.
b) İhale ve Satın alma servisine gelen evrakları,
genelgeleri değerlendirerek cevap yazılması gerektiren evrakların
sonucunu ilgili yerlere göndermek ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa
göre ihaleleri yapmak,
c) İhalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği,
gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında
karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılması nı
sağlamak,
d) 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendi ve 22’nci maddesinin (d) bendi kapsamında yapılacak harcamaların yıllık toplamı, bütçelerine mal ve hizmet alımı amacıyla konulacak ödeneklerin %10'unu aşmamasını sağlamak; aşacağı tespit edilmesi halinde Kamu İhale Kurulu tarafından uygun görüş alınarak , verildiği yıl için geçerli ve talepte bulunulan hususlar ile sınırlı olmak kaydı ile harcama yapmak,
Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendi ile 22 nci maddesinin (d) bendinde yer alan parasal limitlerin toplamı dikkate alınırken mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için ayrılan ödenek tutarlarını ayrı ayrı değerlendirmek,
4734 sayılı Kanunun gerek 21. maddesinin f bendi, gerekse Temsil Ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin alımlar hariç tutulmaktadır.
e) İhale yapılmadan önce Yönetmeliklerde belirlenen esas ve usullere göre ihtiyaç konusu işin yaklaşık maliyetini tespit etmek ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde göstermek
f) 4734 sayılı Kanunun 18 ila 21 inci madde hükümleri doğrultusunda, uygulanacak ihale usulünü belirlemek,
g) İhtiyaç duyulan işin ihale edilebilmesi için gerekli dokümanı, Kamu İhale Kurumu tarafından çıkarılmış standart ihale dokümanını esas alarak hazırlamak,
ğ) Mal ve Hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde hangi ihale usulü uygulanacak ise, o usule göre Yönetmelik ekinde yer alan Tip İdari Şartname’yi esas alarak idari şartnamesini hazırlamak,
h) ihale dokümanı kapsamında yer alan sözleşme tasarısının hazırlanmasında Yönetmeliğin ekinde yer alan “Tip Sözleşmesi”ni esas almak,
ı) Gerek duyulması halinde işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlamak veya hazırlatmak,
i) İhale edilecek işe ilişkin olarak düzenlenen yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı ve hazırlanmış diğer doküman onay belgesine (standart form KİK001.0/M) eklemek ve bu onay belgesini ihale yetkilisinin onayına sunmak.
j) İhale onayının alınmasından sonra, ihale ilanı veya davetinden önce Kurumdan ihale kayıt numarası almak,
k) İhaleyi gerçekleştirmek üzere 4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilk ilan veya davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde İhale yetkilisince ihale komisyonunun oluşturulmasını sağlamak,
l) ihalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlemek. Bu dosyada; onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ile aday ve isteklilere yapılan bildirimlere ilişkin tebligat ve alındı belgeleri ve diğer belgeler ile ihale komisyonu tutanak ve kararları, yüklenici tarafından sözleşme bedelinin 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen miktarı aşması durumunda bu bedel üzerinden hesaplanacak Kurum payının Kamu İhale Kurumunun banka hesabına yatırıldığına ilişkin makbuzun aslı gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgelerin bulunmasını sağlamak ve takip etmek,
m)Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneğini, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine vermek.
n)İhale ve ön yeterlik ilanlarını bütün isteklilerin tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanımak suretiyle 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen esaslara göre yapmak:
o) Hazırlanan ve her sayfası onaylanan ön yeterlik dokümanı ile ihale dokümanı aday veya istekliler tarafından idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilmesini ve Ön yeterliğe veya ihaleye katılmak isteyen adaylara ve isteklilere bu dokümanın idarece onaylanmış örneklerini dokümanın basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedelle satılmasını sağlamak.
ö) İhale komisyonunca düzenlenen gerekçeli kararı ihale yetkilisinin onayına sunulmasını sağlamak ve takip etmek.
p) İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kamu İhale Kurumundan teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek
r) Kesinleşen ihale kararlarına ilişkin sonucun bildirilmesi, sözleşmeye davet ve sözleşmenin imzalanması işlemleri, 4734 sayılı Kanun ve Yönetmelik esaslarına göre düzenlenmiş ihale konusu işe ait idari şartname hükümleri çerçevesinde gerçekleştirmek.
s) İhale Sonuç Formunu sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren en geç on (10) gün içerisinde internet üzerinden Kamu İhale Kurumuna göndermek.
ş) 4734 sayılı Kanunun 47 nci maddesinde belirtilen ve aynı Kanunun 67 nci maddesi uyarınca güncellenen parasal tutarı aşan mal alımı ihalelerine ilişkin ihale sonuçları, sözleşmenin Sayıştay Başkanlığınca tescilinin idareye tebliğ edildiği, bu tescilin gerekli olmadığı durumlarda ise sözleşmenin taraflarca imzalandığı tarihi izleyen en geç on beş (15) gün içinde Kamu İhale Bülteninde yayımlanmak suretiyle ilân edilmesini sağlamak.
ş)Yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonlarının kurulmasını sağlamak. Denetlemede bulunacak kişilerin görevlendirilmesini sağlamak.
t)Denetleme ile muayene ve kabul işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve takip etmek.
u) İş deneyim belgelerini düzenlemek ve sözleşmeyi yapan idarenin yetkili makamının onayına sunmak.
ü) Alımı yapılan mal/hizmet alımı işinin ihale dosyalarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
v) Hazırlanan her ihale dosyanın örneğini muhafaza etmek.
Ayniyat Saymanlığı Servisi:
MADDE – 9
a) 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesine istinaden hazırlanan Taşınır mal yönetmeliğine uygun olarak Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve Konsolide Yetkililerince ambar kodlarını hazırlamak ve takip etmek,
b) Malzeme giriş-çıkış takibi, taşınır işlem fişi
kesimi, evrakların hazırlanması, satın alma taleplerinin karşılanması
işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını
sağlamak,
c) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alınan veya bağış yoluyla alınan tüm
demirbaşların kayıt altına alınmasını sağlamak,
d) Yıl içinde kullanılmayacak durumda olan demirbaş eşyalarının, kurulan komisyon tarafından gerekli işlemleri yapılmak suretiyle hurdaya ayrılmasını sağlamak ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre Gelir Müdürlüğünce satışa çıkmasını sağlamak.
Personelin Görevleri :
MADDE–10– Bu yönetmeliğin 8’nci maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, yürürlükteki mevzuat ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir.
Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler:
(1) Destek Hizmetleri Müdürü :
MADDE-11
a) Belediye Başkanı’nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapar
b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını
kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel
politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu
araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri
bildirir,
c) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile
uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa
göre icraat yapar,
ç) Başkanlığın amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği
yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli
izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder,
d) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli
planlar hazırlar. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak
izler, gerekiyorsa düzeltmeye yönelik tedbirleri alır,
e) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen
şekilde sonuçlandırmak üzere planlar,
f) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek
şekilde elindeki kadro, işyeri ve teçhizatın planlama sını yapar,
g) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen
bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar,
politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek
şekilde planlar,
ğ) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine
göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali İşler
Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş
zamanda amirine verir,
h) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki
bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planla masını yapar,
ı) Başkanlığın kabul ettiği yönetim ve organizasyon prensiplerini
astlarına izah eder, organizasyon içinde ki konumlarının üst-ast ve
yatay organizasyonel konumlarla ilişkileri hakkında gerekli bilgiyi
vererek ahenkle çalışmalarını temin eder,
i) Müdürlüğün tüm işlerini en etkin şekilde yapmak üzere, Başkanlığın
mevcut organizasyon şeması, iş tarifleri ve pozisyonların ihtiyaç
gösterdiği vasıflara uygun kadrosunu organize eder,
k) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans
kriterlerini hazırlayıp amirine teklif eder,
l) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde,
sorumluluklarını belirler ve bu görevleri benim setir,
m) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde
belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
n) İş tariflerinde mevcut olmayan görevleri emrindekilere usulünce
verir,
o) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli
yetki delegasyonunu yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini
kullanmaya teşvik eder,
ö) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü
değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde
kontrol eder,
p) Yokluğunda görevlerin aksatılmadan
yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekâlet verir ve görevle rini
taksim eder,
r) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle
yürütülmesi için, emrindeki persone lin görev ve sorumluluklarını açık,
seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemlerin buna
uygunluğunu denetler,
s) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin
çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır,
ş) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik,
genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayeti
sağlar, bunların uygulanmasını sürekli kontrol eder; düzeltilmesi
gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin
görüşüne sunar.
t) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılmasını ve işlerin daha kaliteli,
düzenli ve süratli şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma
metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur,
genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin eder,
ü) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararları
süratle alır ve bildirir,
v) Terfi etmesi veya iş başında olmaması halinde, yerine görevini ifa
edebilecek bir yardımcıyı yetiştirir,
y) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına
doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlar,
z) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün
raporları sunar. Raporları vermeden önce gerekli tetkikleri yapar ve
tasdik eder, gereksiz bilgileri ayıklayarak raporların kısa ve öz
olmasını sağlar,
1a) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında
halledilebilecek meseleleri halleder,
1b) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve
onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını
temin eder,
1c) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak
çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar,
1ç) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli
çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik eder,
1d) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri
tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya
düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken
tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine
müracaat eder,
1e) Müdürlük personelinin potansiyelinden en iyi şekilde
yararlanabilmek, kendi kararlarını en isabetli şekilde verebilmek ve
kendisine bağlı personelin katkılarına paralel olarak Başkanlığı daha
fazla benimsemelerini sağlamak amacıyla devamlı surette fikir ve görüş
alışverişinde bulunur,
1f) Faaliyet planında bulunan işleri görev tariflerine göre
çalışanlarına tevzii eder,
1g) Emirlerini kademe atlamadan iş ile ilgili
kendisine doğrudan bağlı çalışanlara verir,
1ğ) Emrinde çalışan elemanlara örnek olur, bunu sağlayacak şekilde,
neticelerini önceden düşünerek daha sonra geri almak zorunda
kalmayacağı, kolaylıkla anlaşılabilir, kısa ve kesin emirler verir,
ancak kötü neticeler doğuracağı anlaşılan emirlerini geri almaktan
imtina etmez,
1h) Gerekli gördüğü hususlarda emirlerini yazılı olarak verir,
1ı) Başkasına emir vermiş olsa dahi işin yapılmaması ve/veya yanlış ve
eksik yapılması sorumluluğunu üstlenir,
1i) Mevcut faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerini kısa
periyotlarla kontrol eder,
1j) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında
bulundurur,
1k) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı
kontrol eder,
l1) Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol eder, varsa
eksikliklerin giderilmesini sağlar,
1m) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında
bulundurarak örnek model oluşturur,
1n) Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip
getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol eder,
1o) Planlardan sapmalar gösteren fiili durumlarda sapmaların sebeplerini
araştırır, düzeltici ve ileride tekrarlanmasını önleyici tedbirleri
alır,
1ö) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili
her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve
takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki
mevzuat
ve usullere göre hareket edilmesini temin eder.
Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha eder,
1p) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek
ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri
tanzim eder ve/veya ettirir. Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve
ilgililere sunar.
1r) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine
gönderildiğinde, gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı
sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve
düzende rapor hazırlar, amirine verir,
s) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami
itinayı ve dikkati gösterir,
ş) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i
mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir,
1t) Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen
tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden,
ilgili mer’i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve
raporlanmasını sağlar,
1u) Personelin moral motivasyonunu arttırmaya dönük tedbirler alarak,
prodüktivite artışını sağlar,
1ü) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirmelerini
yapar ve gizli sicil raporlarını tanzim eder,
1v) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak iş akışını sağlar; personelin
çalışmalarını organize eder,
1y) Personelin mesai ve çalışmasını denetler, çalışmaların verimli
olması hususunda gerekli tedbirler alır,
1z) Müdür; emrindeki kalem, satınalma, idari işler sorumlularının
çalışmalarını düzenler ve kontrol eder,
2a) Müdürlüğün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki
çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,
2b) Harcama yetkilisi olup, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve
yerinde harcanmasını sağlar,
2c) Belediye'nin amaçlanan, prensip ve politikaları doğrultusunda,
Müdürlüğün kalite politikası, hedefleri ve stratejilerini belirleme
çalışmalarını sonuçlandırır,
2ç) Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin,
mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılmasını sağlar,
2d) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları
uygulamaya geçirebilmek için üstlerin onayına sunar,
2e) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yapmak, Başkana,
Encümene, Meclise teklifler sunar, verilen kararların uygulanmasını
sağlar,
2f) Müdürlüğe gelen tüm evrakların ilgililere usulünce iletilmesini
sağlar,
2g) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı
etki oluşturmak amacıyla mer’i mevzuat ve stratejik hedefler
çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri
uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlar,
2ğ) Çalışanlarının tabi oldukları mevzuata uygun
tezkiye, izin ve hastalık gibi işlemlerini yürütür, devam durumunu takip
eder ve denetler, ilgili diğer birimlerle koordinasyonu sağlar,
2h) Stratejik planın hazırlık çalışmalarında verilen görevleri etkin
biçimde sonuçlandırmak,
2ı) Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde
kullanmayı sağlar,
2i) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin
gerçekleştirilmesini sağlar,
2j) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen
görevlerin icra edilmesini sağlar,
(2) Diğer Personel
MADDE-12-
Müdürlüğün görev alanına giren görevler; Müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarı seviyeleri vb. kriterize edilebilir yetkinliklerine göre dağıtır.
Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine
getirilir.
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri,
politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların
geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine
gerekli desteği eksiksiz verir,
b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün
uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum
davranış sergiler,
c) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için
uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin
direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
ç) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en
ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
d) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri
doğrultusunda sağlar,
e) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine
göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapar,
yürütür,
f) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı
etkinliklere istekli olarak katılır,
g) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için
öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
ğ) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak
değişiklikler için kendini geliştirir,
h) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla
koordinasyon içerisinde çalışır,
ı) Gerektiği durumlarda ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah
eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru
anlaşılmalarını sağlar,
i) İşleri en az maliyetle icra eder,
j) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda
bilgisini devamlı arttırır,
k) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik,
genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet
eder,
l) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli,
düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını
geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
m) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve
süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar,
n) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün
raporları eksiksiz hazırlar,
o) Eş düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dâhiline koordinasyonu
kurar,
ö) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler,
p) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
r) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak ifa eder,
s) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
ş) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili
her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli
olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder,
t) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili
istatistikî bilgileri tanzim eder, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine
ve ilgililere sunar,
u) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine
gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı
temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca
anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir,
ü) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması
hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
v) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i
mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir,
y) Görevlerin ifa ve icrasında, ilgili mer’i mevzuat hükümlerine uygun
davranır,
z) Müdürlüğün görev ve yetkileri dâhilinde yapılacak her türlü
alımlarda; satın alma dosyalarını hazırlar, piyasa araştırmalarını
yapar, şartnamelerini hazırlar (İdari-Teknik), sözleşmelerini yapar,
aa) Müdürlüğün görev ve yetkileri dâhilinde yapılacak veya yaptırılacak
her türlü bakım ve onarımlarının teknik inceleme ve araştırmasını ilgili
birimlerce yapılmasını sağlar, ihale dosyalarını hazırlar,
şartnamelerini hazırlar(idari)/hazırlattırır(Teknik), sözleşmelerini
yapar ve işin gerçekleştirilmesini sağlar,
bb) Müdürlüğün yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılacak veya
yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alımlarının yürürlükte olan Kanun
ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol ve denetimi ile muayene ve kabul
işlemlerini yapar, hak ediş dosyalarını hazırlar/hazırlatır.
cc) Mer’i mevzuata uygun demirbaş malzeme alımı ve satış işlemlerinin
uygulamasını yapar,
çç) Demirbaşa kayıtlı eşyaların yılsonu denetimini sayımını yaparak
yıllık mizanlarını çıkartarak Encümene sunuma hazırlar,
dd) Ayniyat kayıtları ve zimmet senetlerini düzenler ve korur,
ee) Demirbaş kayıtlarını tutar. Tüm demirbaşları titizlikle korur,
ff) Yılsonu tadat icmal cetvellerini düzenler,
gg) Ambar kayıtlarını tutar, giriş ve çıkışları düzenler,
ğğ) Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirir.
hh) Tüm büro işlerinin özenle yürütülmesini sağlar,
ıı) Müdürlük kalemindeki Gelen-Giden, evrak kayıt ve zimmet
defterlerinin düzenlenmesi ve her türlü yazışmaları yapar ve
sonuçlandırılmasını sağlar,
ii) Müdürlükte hazırlanan her türlü dosya ve evrakın düzenlemesini
yapar,
jj) Müdürlükçe yapılan her türlü mal ve hizmet alımları için
oluşturulacak komisyonlarda görev alır,
kk) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından
verilen görevlerin icra edilmesini sağlar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Yürürlük
MADDE–13 – Bu Yönetmelik hükümleri; Yozgat Belediye Meclisi’nin Kabulü,
Yozgat Belediye Başkanlığının onayı ve internet ortamında ilan
edilmesiyle yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE–14 – Bu Yönetmelik hükümlerini Yozgat Belediye Başkanı yürütür.